Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và triển khai một hoạt động có mục đích nhất định, nhằm đáp ứng nhu cầu của một nhóm người cụ thể. Từ các sự kiện nhỏ như hội nghị, hội thảo, buổi tiệc, đến các sự kiện lớn như triển lãm, concert hay lễ hội, tổ chức sự kiện đòi hỏi sự cẩn thận và sự chuyên nghiệp để đảm bảo thành công.
Để tổ chức một sự kiện thành công, cần có một quy trình rõ ràng và các bước cần thiết. Đầu tiên, quá trình lập kế hoạch bao gồm việc xác định mục tiêu, đối tượng khách hàng, ngân sách và thời gian. Sau đó, cần phân tích và nghiên cứu thị trường, đảm bảo rằng sự kiện sẽ đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Như vậy, với khái niệm sự kiện được nêu trên, có thể hiểu rằng sự kiện là các cuộc tụ họp của những cá nhân, đại diện tổ chức hay những người cùng chung mục đích, hướng tới chung một mục tiêu. Người đứng ra thực hiện tổ chức sự kiện sẽ mời khách mời có chung đặc điểm với mục tiêu của sự kiện đến tham dự và tiến hành thực hiện các quy trình của sự kiện như đã dự kiến trước. Ban tổ chức sự kiện có quy mô lớn nhỏ phụ thuộc vào quy mô của sự kiện và tính chất của sự kiện, sự kiện có tính trang trọng hay ấm cúng, đơn giản hay cầu kỳ, đối tượng khách mời thân quen hay là đối tác….
Những yếu tố về tổ chức và quản lý sự kiện nắm giữ sự thành công của sự kiện, bởi sự kiện có thành công hay không phần lớn phụ thuộc vào quá trình tổ chức sự kiện, việc làm sao để có một sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục đích ban đầu đều phụ thuộc vào quá trình tổ chức, quản lý sự kiện, nhìn nhận và đánh giá các yếu tố khách quan và chủ quan trong quá trình thực hiện sự kiện.
